Український науковий журнал

ОСВІТА РЕГІОНУ

ПОЛІТОЛОГІЯ ПСИХОЛОГІЯ КОМУНІКАЦІЇ

Університет "Україна"
Всеукраїнська асоціація політичних наук (ВАПН)

Концептуальні аспекти формування інтегрованої документаційної системи управління корпоративного об’єднання ВНЗ





Юлія Якимюк, кандидат наук із соціальних комунікацій, доцент кафедри документознавства та інформаційної діяльності Білоцерківського інституту економіки і управління Університету «Україна»

УДК 005.92:378

 

Узагальнено концептуальні аспекти формування інтегрованої комунікаційної системи документаційного забезпечення управління вищим навчальним закладом. Розкрито найважливіші складові для забезпечення її успішного функціонування, показано взаємозв’язок їх з ефективністю управління вишом та особливості функціонування в умовах укрупнення вищих навчальних закладів України.

Ключові слова: комунікаційна системи управління, інтегрована документаційна система, електронна комунікація, документально-інформаційний фонд

 

Обобщено концептуальные аспекты формирования интеграционной коммуникационной системы документационного обеспечения управления высшим учебным заведением. Раскрыто наиболее важные составные для обеспечения ее успешного функционирования, показано взаимосвязь их с эффективностью управления вышом и особенности функционирования в условиях укрупнения высших учебных заведений Украины.

Ключевые слова: коммуникационная система управления, интегрированная документационная система, электронная коммуникация, документально-информационный фонд

 

There have been generalized conceptual aspects of forming integrated communication system of documentary provision of higher educational institution management. There have been revealed the most important items for ensuring their successful functioning and there has been shown their interrelation with the effectiveness of higher educational institution management, and the peculiarity of functioning in the conditions of higher educational institutions merger in Ukraine.

Key words: communication system integrated documentary system, electronic communication, documentary and informational fund

 

Постановка проблеми. Сучасна політика Міністерства освіти і науки, молоді та спорту України спрямована на укрупнення вишів, яке приводить до створення своєрідних корпоративних об’єднань структурних підрозділів як зосереджених, так і розкиданих територіально. Становище таких відокремлених структурних підрозділів вишу двояке. З одного боку, кожна структурна одиниця офіційно є самостійною одиницею, яка входить до об’єднання даного вишу, діє автономно на основі власних ліцензій і має власну структуру в тому числі і свій документаційний фонд. З другого боку, всі юридично-самостійні підрозділи входять до єдиного об’єднання на певних умовах, які закріплені в статуті й тісно взаємодіють одна з одною з метою досягнення єдиної прийнятої стратегії розвитку вишу.

У цих умовах розвитку децентралізації корпоративної форми вищого навчального закладу виникає проблема організації управління на базі ефективної документаційної системи із використанням сучасних електронних комунікацій як всередині самої центральної установи, так і між нею і територіально відокремленими структурними підрозділами. Правильно і високоефективно організована технологічна робота з документами на основі використання сучасних електронних комунікацій у подібних об’єднаннях вишу є важливим чинником вдосконалення його управління. Цим обумовлена практична значимість дослідження.

Метою дослідження є обґрунтування концептуальних аспектів формування інтегрованої системи документаційного забезпечення управління корпоративного об’єднання вишу в умовах формування нового освітнього простору України .

Аналіз останніх досліджень і публікацій свідчить, що проблема формування комунікаційної системи документаційного забезпечення управління установою є центральною у дослідженні соціальних комунікацій. Безпосередньо технічним та інституціональним проблемам функціонування електронних комунікацій присвячені праці Г. Асєєва [1], І. Золотарьова [9], С. Клименко [16] та інші, основні наукові ідеї яких враховано у статті. Теоретико-методологічну основу статті склали наукові розробки учених В. Бебика [2], Є. Горошко [5], Г. Почепцова [14] та інші, які досліджують комунікаційну систему як цілісну в її загальних і специфічних проявах. Окремі елементи інформаційно-документального забезпечення діяльності вишу були центром уваги М. Бондаренка [3], О. Виноградової [4], А. Наливайка [11] С. Наєнко [10], Г. Пономарьова [13], О. Жорнової [7], Ю. Жарких [12], зарубіжного досвіду І. Зварича [7] тощо. Їх напрацювання дали можливість в більш повній мірі визначити концептуальні основи розвитку інтегрованої системи документаційного забезпечення управління вишом.

Результати дослідження. Специфіка комунікаційної спеціалізованої системи електронного діловодства корпоративного об’єднання вишу полягає в тому, що вона може реалізуватися в практичній діяльності у трьох варіантах: 1) локальний варіант у вигляді програмного продукту, який працює з документаційним фондом, що сумісна за форматами з MS Access; 2) малий мережевий варіант у вигляді файл-серверного програмного продукту, що працює з документаційним фондом, яка сумісна за форматом з MS Access; 3) мережевий варіант на основі Microsoft-SOL сервера.

При технічній їх різниці функціональність усіх варіантів ідентична. Будь-який із варіантів може бути реалізований на основі спеціалізованого продукту «Neo Cad», що створений в НТУУ «КПУ». Ця система апробована рядом вишів України, зокрема і корпоративним об’єднанням Університету «Україна» вона адаптована до потреб працівниками лабораторії «In Kom Tex» [15, с. 138].

Створювані спеціалізовані електронні комунікації діловодства в усіх структурних підрозділах корпоративного об’єднання вишу мають бути центрами обліку вхідних, вихідних документів, які надходять як у паперовому, так і в електронному вигляді. Разом вони повинні створити завдяки електронним комунікаціям загальну систему (мережу), яка забезпечує рух електронних документопотоків підрозділів управління вишу (див. схему 1).

 

Зазначені нами документаційні системи являють собою комп’ютерні мережі, які забезпечують збирання, зберігання документів, а також оперативний доступ до них у системі корпоративного об’єднання вишу, і окремо в кожному його структурному підрозділі. Перед розміщенням документів у відповідний фонд кожної окремої установи чи її підрозділу необхідно додатково опрацювати їх з метою забезпечення інформаційного сервера користувача. У комунікаційній системі документаційного забезпечення управління (далі — КСДЗУ) корпоративного об’єднання вишу документацій ний фонд можна формувати на основі систем «Neo Cad-Intranet». Доступу до нього для усіх користувачів може бути забезпечений за уже апробованою на практиці технологією Intеrnet/Intranet.

Однією з важливих умов функціонування інтегрованої системи КСДЗУ є створення документаційного фонду у кожному окремому структурному підрозділі, який забезпечує систему інформаційної підтримки прийняття рішень на центральному рівні та рівні підрозділів за участю кожного його працівника (див. схема 2).

 

Принциповим у створенні для забезпечення ефективної діяльності цілісної КСДЗУ об’єднання вишу є забезпечення можливості обміну кожної із базових відмічених підсистем справочинства (записами про документи) з іншими підсистемами та системами Інтернет. Обмін з допомогою інтегрованої КСДЗУ може бути організований у структурі корпоративного об’єднання вишу шляхом експорту записів про документи (службова кореспонденція, звіти, нормативні документи тощо) у вихідний ящик, передачі записів (файла) обміну, розміщення даних у вхідний ящик іншої системи, імпорту записів про документи із вхідного ящика.

Створювані документаційні фонди у КСДЗУ об’єднання вишу мають передбачати можливість оперативного доступу до документів у межах його корпоративної мережі. Відповідні підсистеми корпоративної КСДЗУ забезпечують регламентований доступ відповідно до компетенції певних структурних підрозділів установи (ректор, проректори, декани, завідувачі кафедрами). Частина із них може мати вільний доступ.

Основою формування функціональних підсистем автоматизованої системи управління документацією є відповідна структура основних документопотоків у корпоративному об’єднанні вишу. Необхідно формувати і функціональні підсистеми. Найбільш оптимальна їх кількість має не перевищувати п’яти основних документопотоків — це: «Службова кореспонденція», «Документи щодо організації навчального процесу», «Документи по контролю виконання», «Система нормативних документів установи» і «Електронна протокольна служба». Введення документаційних фондів у системі комунікаційних зв’язків зображено на схемі 3.

Функціональні документаційні підсистеми електронної комунікації корпоративного об’єднання вишу об’єднують його базові системи, які перебувають у підрозділах як самої установи, так і у територіальних структурних представництвах, і базові сервери обміну даними між цими системами. У своїй сукупності електронні комунікації і сервери вишу, які об’єднані в одну функціональну документаційну підсистему, забезпечують реалізацію однієї із основних функцій діловодства в масштабах центральної установи вишу і підвідомчих йому територіальних структурних підрозділів — рух документальної інформації (творець-користувач).

 

Створена документаційна підсистема електронної комунікації «Службова кореспонденція» (І рівень) у корпоративному об’єднанні вишу забезпечує облік і контроль руху службової кореспонденції на всіх рівнях управління (об’єднання, структурні підрозділи), а також контроль за ходом розгляду документів і їх реалізації у центральній установі чи відповідними структурними підрозділами. Саме створення цієї документаційної підсистеми може забезпечити і обмежений доступ до інформації.

Найважливішою у КСДЗУ об’єднання вишу є підсистема «Документів організації навчального процесу» (ІІ рівень), яка дає повну картину матеріального забезпечення, організації навчального процесу у виші та його підрозділах і контроль за їх відповідністю до вимог МОНМтаС України. Ця документаційна підсистема забезпечує інформацію для здійснення ефективного управління та організації високоякісного навчального процесу на всіх структурних рівнях об’єднання вишу. Виділення її в окрему підсистему дає можливість і забезпечення доступу широкого кола користувачів до документальної інформації.

Багатогранним призначення документаційної підсистеми електронної комунікації «Документи по контролю виконання» (ІІІ рівень), яка може бути використана як для внутрішнього контролю (відомості, студентські картки тощо) за виконанням відповідних рішень адміністративних органів усіх рівнів, так і зовнішніх зв’язків для контролю над процесами з боку державних органів. Обов’язки за контролем виконання покладаються на секретаря канцелярії вишу, для якого забезпечується окремий документопотік, пов’язаний із рухом документів, що контролюють виконання найважливіших рішень керівних органів установи.

Документаційна підсистема «Нормативні документи» (ІV рівень) забезпечує організацію нагромадження відповідної документальної інформації у корпоративному об’єднанні вишу, яка відображає норми і правила діяльності підрозділів і організації навчального процесу студентів (навчальні і робочі плани тощо), відповідні характеристики складу кафедр та ін. З допомогою відповідного документаційного фонду її також можна використовувати для здійснення методичного керівництва і допомоги центральної установи, яка має більш кваліфіковані кадри, територіальним підрозділам.

Систематизацію і високий рівень культури діловодства у виші має забезпечити в даній концепції документаційна підсистема «Бюро документування» (V рівень). Це свого роду нагромаджу вальний резервуар документальної інформації, яка відображає результати діяльності структурних підрозділів окремо і загалом по корпоративному об’єднанні вишу на основі не паперового а електронного справочинства. На цій основі як у кожному підрозділі, так і загалом у корпоративному об’єднанні вишу підвищиться ефективність функціонування системи справочинства, скоротяться його інші невиробничі операції.

Схема підсистеми «Бюро документування» у об’єднанні вишу має включати:

1) спеціалізовану систему «документування інформації»;

2) індивідуальні і колективні системи діловодства; 3) спеціалізовану систему «секретар» (схемі 4).

У нашій концепції інтегрована КСДЗУ корпоративного об’єднання вишу реалізує функцію управління на основі використанні документаційних фондів, які створюються у центральній установі об’єднання вишу і на рівні керівних органів відповідних територіальних установ. Для її оперативності необхідне щоденне надходження у документаційний фонд територіальних підрозділів документів від центральної установи об’єднання вишу. Секретар щоденно тиражує відповідні документи для їх виконання або розсилає у відповідні структурні підрозділи об’єднання вишу. Функціональну підсистему «Розсилання нормативних документів» корпоративного об’єднання вишу зображено на схемі 5. 

В ідеалі кожен із них може розглядатись як міні система. Проте у функціональному їх призначенні існує тісний взаємозв’язок. Один документопотік є основою формування іншого і у загальній системі доповнює його або є відображенням управлінських складових першого. Тому кожному із них у виші відповідає своя функціональна підсистема загальної КСДЗУ. Усі вони взаємопов’язані, а окремі із них функціонують у підрозділах на основі внутрішніх документів (наприклад, відомості про успішність студентів, пакет документів державних іспитів тощо). Важливість виділення цих напрямів документопотоків у корпоративному об’єднанні вишу полягає в тому, що на основі їх функціонування в установі можна чітко визначити їх специфіку і відповідно порядок реалізації (настройки) функціональних підсистем як об’єкта автоматизації документаційної системи.

            Пропонована автором концепція КСДЗУ, з урахуванням сучасних теоретичних наукових здобутків у документознавстві та розвитку електронних комунікацій, може ефективно функціонувати у корпоративному об’єднанні вишу за умови, що їх комунікаційна система, яка забезпечує рух документаційних потоків, має попередньо реалізувати таке:

1) у межах корпоративного об’єднання вишу потрібно ввести єдину систему нумерації і обліку документів і на цій основі створити можливість електронного обміну реєстраційними даними про документ між центральною установою та її підрозділами та різними регіональними структурними підрозділами;

2) упровадити наскрізну та ефективну систему контролю виконання документів та завдань на всіх структурних рівнях корпоративного об’єднання вишу. У це ми вкладаємо розуміння можливого вчасного, швидкого доведення з використанням електронних комунікацій конкретного завдання в електронному вигляді об’єкта — виконавцю (конкретному підрозділу) і кожному працівнику виконавцю (ректору, декану, завідувачу кафедри тощо.), можливість оперативного доступу виконавців до бази контролю виконання у межах їх компетенції, можливість оперативного доступу керівників до інформації про хід виконання документів і контрольних завдань;

3) у межах корпоративного об’єднання вишу створити змішаний (централізований і децентралізований) принцип реєстрації документів, єдиний відповідний порядок реєстрації електронних (паперових) документів, який прийнятий у центральній установі. Має бути ліквідована повторна ручна реєстрація документів, які пересилаються між різними структурними підрозділами корпоративного об’єднання вишу, що сприятиме зменшенню паперового документопотоку;

4) реалізація основного наукового принципу організації діловодства і управління: акумуляція всіх документів, матеріалів, інформації про документи, які відносяться до одного питання в одну «справу» і забезпечення можливості оперативного доступу керівного складу вишу (ректорів, проректорів, деканів, завідувачів кафедри) до усіх матеріалів «справи»;

5) створення центральною установою єдиного еталонного банку нормативних документів вузу, системи протокольних (еталонних) документаційних фондів, які видаються підрозділами корпоративного об’єднання вишу. Забезпечення оперативного доступу працівників-виконавців у межах їх компетенції до всіх документів органів управління;

6) використання електронних комунікацій для швидкого розсилання текстів нормативно-правових актів та інших офіційних документів органів державної влади та вищих органів управління корпоративного об’єднання вишу у електронному вигляді;

7) втілення єдиної типології електронного діловодства в усіх підрозділах корпоративного об’єднання вишу загалом.

8) організацію типового середовища діловодства та інформаційного забезпечення на індивідуальних робочих місцях діловодів канцелярії (секретарів) центральної установи і структурних підрозділів корпоративного об’єднання вишу;

9) функціонування документаційної системи об’єднання вишу на основі корпоративної мережі, яка створюється у вигляді закритого елемента мережі Інтернет;

10) можливість електронного обміну документами та інформацією про документи з іншими установами (вишами) України.

Це обов’язковий фундамент пропонованої концепції, який із застосуванням сучасних електронних комунікацій має забезпечити ефективне управління на основі використання інформації документаційного фонду корпоративного об’єднання вишу. В основу побудови представленої концепції КСДЗУ об’єднання вишу ми пропонуємо модульний принцип. Корпоративна система має складатись із базової системи діловодства центральної установи, яка встановлена в усіх її територіальних і структурних

підрозділах. Це свого роду «цеглинки», із яких складатиметься єдина «корпоративна» КСДЗУ цього вишу, що забезпечить оперативність доставки і контрольованість виконання управлінських рішень. Кожна із базових систем має реалізувати в об’єднанні вишу єдину інформаційну логіку і на цій основі налагодити ефективний обмін даними з будь-якою іншою базовою системою справочинства. Важливо, щоб при цьому структура побудови корпоративної КСДЗУ вишу відповідала її організаційній структурі (ректорат, територіальні структурні підрозділи, деканати, кафедри) тощо. Реалізація нашої концепції КСДЗУ, яка ґрунтується на використанні електронних комунікаціях, передбачає три рівні побудови (етапи реалізації) загальної корпоративної КСДЗУ вишу ( рис.1).

 

Такий підхід забезпечить створення КСДЗУ у корпоративному об’єднанні вишу послідовність, на основі створення відповідної електронної комунікації (технічного) забезпечення від 1-го до 3-го рівня. На першому етапі (рівень 1) складаються базові електронні комунікації (система служби кореспонденції, контролю виконання, звернень структурних підрозділів, автоматизована протокольна служба, банки документів), підготовлені центральною установою і колективно за участю відповідних структурних підрозділів. Базові документаційні системи, як основа ефективності комунікаційних зв’язків, що забезпечує оперативність управління, створюються в кожному окремому підрозділі корпоративного об’єднання вишу і утворюють мережу (вузлів) обліку і оперування документів в центрі та регіонах.

Після налагодження відповідного комунікаційного зв’язку між структурними підрозділами корпоративного об’єднання через базові автоматизовані системи слід перейти до 2-го етапу (рівень 2). На цьому етапі складаються базові сервери обміну інформацією між автоматизованими системами справочинства структурних підрозділів корпоративного об’єднання вишу як у центральній установі, так і у її структурних та територіальних підрозділах. Ця ідея реалізується на практиці за допомогою стандартизованого механізму обміну через «вхідні», «вихідні скриньки» кожної із систем, а також засобів стандартної електронної пошти (Internet-mail). Створена центральною установою спільно з представництвами і підрозділами стандартна електронна поштова служба розглядається у нашій концепції як сервер корпоративної мережі, і ми виходимо із припущення, що даний сервер реалізується незалежно від документаційної системи вишу. Якщо припустити відсутність даного поштового сервера, сервер корпоративної мережі вишу може бути реалізований одночасно із документаційною його системою.

Другий етап практичної реалізації створення корпоративної КСДЗУ передбачає створення автоматизованого доступу користувачів (структурних і територіальних підрозділів корпоративного об’єднання вишу) до документаційного фонду за технологією Intеrnet/Intrаnet. Проте для забезпечення дієвості електронної комунікації між структурними і територіальними підрозділами вишу вимагається наявність у них корпоративної мережі центральної установи і підтримки у ній електронного поштового сервера і мережевого протоколу TCP/IP.

Практична реалізація ідей нашої концепції на 3-му етапі (рівень 3) передбачає створення документаційної системи розвинутого обміну повідомлень між структурними і територіальними підрозділами як у межах однієї установи, так і в межах корпоративного об’єднання вишу, системи маршрутизації документів, системи колективної роботи. Забезпечити дієвість цих електронних комунікацій можливо завдяки обміну повідомленнями Lotus Domino/Notes або Microsoft Exchange. Тільки реалізація цих важливих системоутворювальних складових у сфері сучасних інформаційних технологій роботи з документами у системі управління забезпечує ефективність пропонованої автором концепції. Незавершеність побудови автоматизованої системи управління документацією значно впливає і на ефективність використання електронних комунікацій в управлінні корпоративного об’єднання вишу.

Висновки. Визначення концептуальних аспектів формування інтегрованої КСДЗУ у корпоративних об’єднаннях вишів України і перспективних напрямів її розвитку дає підстави стверджувати що:

1) створення єдиного документаційного поля завдяки інтеграції комунікаційних каналів підрозділів вишу створює умови повноцінного функціонування в ньому територіально розгалужених структурних підрозділів. Єдина технологія КСДЗУ забезпечує автоматизацію справочинства, можливість управління освітянського процесу та контролю виконання документів, що кардинально підвищує якість роботи виконавців, робить терміни підготовки документів більш прогнозованими та керованими;

2) інтегрована КСДЗУ вишу є досить складним механізмом. Вона містить у собі значну кількість підсистем, побудованих за допомогою різних програмних продуктів. Проте у корпоративному об’єднанні вишу вони ідентичні і виконують специфічні функції, які через електронні комунікації забезпечують життєдіяльність та управління всіма структурними підрозділами установи.



Номер сторінки у виданні: 255
Автор:

Повернутися до списку новин