Український науковий журнал

ОСВІТА РЕГІОНУ

ПОЛІТОЛОГІЯ ПСИХОЛОГІЯ КОМУНІКАЦІЇ

Університет "Україна"
Всеукраїнська асоціація політичних наук (ВАПН)

Зміст документаційних потоків в електронно-документній комунікації сучасного вищого навчального закладу ІІІ–ІV рівнів акредитації в умовах інформаційно-комунікаційного середовища





                Анна Шелестова, аспірантка Харківської державної академії культури

УДК (002+004):378

 

Проводиться якісно - кількісний аналіз навчальних документів вищих навчальних закладів України ІІІ-ІV рівнів акредитації в умовах їнього функціонування в інформаційно - комунікаційному середовищі сучасного суспільства. Це дає можливість визначити зміст документаційних потоків в електронно - документній комунікації сучасних вищих навчальних закладів України ІІІ-ІV рівнів акредитації, яка є найважливішою підсистемою соціальної комунікації нашого суспільства.

Ключові слова: сучасний вищий навчальний заклад, електронно - документна комунікація ВНЗ, інформаційно - комунікаційне середовище, документаційні потоки ВНЗ, навчальні документи, якісно - кількісний аналіз навчальних документів ВНЗ.

 

Проводится качестсвенно - количественный анализ учебных документов высших учебных заведений Украины ІІІ-ІV уровней аккредитации в условиях функционирования их в информационнокоммуникационном пространстве современного общества. Это дает возможность определить содержание документационных потоков в электронно - документной коммуникации современных высших учебных заведений Украины ІІІ-ІV уровней аккредитации, которая является подсистемой социальной коммуникации нашего общества.

Ключевые слова: современное высшее учебное заведение, электронно - документная коммуникация ВУЗ, информационно - коммуникационное пространство, документационные потоки ВУЗ, учебные документы, качественно - количественный анализ учебных документов ВУЗ.


The article conducts qualitatively - quantitative analyze of educational documents of university III-IV levels accreditation in functional conditions of information"communication environment of contemporary society. Therese allows to confirm content of documentation flows in electronic"documentation communication of contemporary university III-IV levels accreditation. Electronic"documentation communication of contemporary university is most large part of social communication of our society.

Key words: contemporary university, electronicdocumentation communication of contemporary university, information - communication environment, documentation flows of contemporary university, educational documents, qualitatively - quantitative analyze of educational documents of university.


Найважливішою підсистемою соціальних комунікацій є документна комунікація (ДК), яка являє собою процеси та засоби обміну інформацією у суспільстві за допомогою документів. ДК забезпечує рух соціальної інформації у часі та просторі шляхом створення, зберігання та розповсюдження документів не лише у паперовій формі, а й в електронному вигляді завдяки розвитку нових інформаційних та інтернет - технологій. На сьогодні ДК охоплює всі сфери суспільного життя, зокрема освітню галузь, тому все актуальнішим стає питання вивчення документа ційних потоків електронно - документної комунікації сучасного вищого навчального закладу (ВНЗ) ІІІ-ІV рівнів акредитації в умовах інформаційно - комунікаційного середовища.

Всі напрями та функції сучасного вищого навчального закладу підтримуються та супроводжуються відповідними документопотоками, які у сукупності створюють важливу дієву ланку документальної комунікації освітнього закладу.

Метою статті є визначення змісту документаційних потоків в електронно - документній комунікації сучасного вищого навчального закладу ІІІ-ІV рівнів акредитації шляхом якісно - кількісного аналізу його навчальних документів в умовах інформаційно - комунікаційного середовища.

Функціонування ДК передбачає постійний рух документів комунікаційними каналами від комуніканта (створювача документованої інформації) до реципієнта (споживача цієї документованої інформації). А. Соляник вивчає основні складові документної комунікації - документні потоки та масиви. Науковцем з документознавчих позицій узагальнено теоретичні знання про особливоті документних потоків та масивів (ДП та ДМ) як штучно створеної підсистеми документних комунікацій суспільства, розглянуто сутність, ознаки, властивості та структуру ДП та ДМ, закономірності їхнього розвитку, методи аналізу та оцінки [6].

Окрім документної комунікації, А. Соколов вирізняє електронну комунікацію та окремо визначає інтернет, як глобальну соціально - комунікативну комп'ютерну мережу, призначену для задоволення особистісних та групових комунікаційних потреб за рахунок використання телекомунікаційних технологій. Враховуючи це, науковець зазначає, що всі функції документної комунікації можуть так само, та навіть краще, виконуватися електронною комунікацією [5] , що ми й спостерігаємо у наш час прогресивних інформаційних технологій. Але електронна комунікація сьогодні не може повністю відмінити документну, вони взаємодоповнюють одна одну.

Аналізуючи зміст електронної комунікації, запропонованої А. Соколовим, Г. Швецова - Водка зазначає, що змінюється лише форма зберігання та розповсюдження документованої інформації: замість паперового носія використовуються електронні, але і паперова форма не зникає: електронні документи за необхідністю легко переводяться на паперову основу. Таким чином, електронна комунікація передбачає використання електронно - обчислювальної техніки та сучасних засобів зв'язку, котрі перетворюють повідомлення у машинозчитувану форму, при цьому повідомлення за необхідності можна оформити як документ, тобто зберегти його у незмінній формі у пам яті комп'ютера, або на окремому машинозчитуваному носії. З цього Г. Швецова - Водка робить висновок про те, що через комп'ютер також відбувається передача інформації від людини - комуніканта до людини - реціпієнта як через усне повідомлення, або документ на папері. Тобто комп'ютери - це лише технічні пристрої для запису, зберігання та пошуку інформації, застосування яких змінює способи запису, створення та зберігання документів, їхню фізичну (матеріальну) форму, доступ та використання [7].

Як відомо, всі документи будь - якої установи поділяють на документопотоки: вхідні/вихідні, внутрішні/зовнішні [1]. Документацію, що використовується в діяльності сучасного ВНЗ ІІІ-ІV рівнів акредитації (далі ВНЗ) за різними ознаками класифікації можна розділити на внутрішню та зовнішню, вхідну та вихідну, опубліковану, неопубліковану, таку, що непублікується, що виділяється в межах не опублікованої, та у зв'язку із появою нових інформаційних технологій - мережеву та немережеву. Якщо розглядати окремо навчальну документацію ВНЗ, більша її частина створюється та має чинність у межах певного ВНЗ. Тобто кожен ВНЗ на базі загальноприйнятих норм зі складання навчальних документів та з урахуванням своєї профільної специфіки створює власну навчальну документацію. Її можна так само розділити на певні документопотоки, що дає можливість для більш глибокого аналізу цього пласту документів та визначення того, які саме документопотоки та види документів домінують у системі навчальної документації сучасного ВНЗ. З цією метою були відібрані певні ознаки класифікації документів, що є найбільш значущими щодо навчальної документації ВНЗ, із урахуванням загальних вимог до розподілу документів на документопотоки, розвитком нових інформаційних технологій та освітньої специфіки ВНЗ. Таким чином, було обрано чотири найважливіші, на думку автора, ознаки класифікації, а саме: місце виникнення, напрям, ступінь надання відомостей, технологія доступу документів.

За місцем виникнення навчальна документація ВНЗ поділяється на внутрішні та зовнішні документи. До внутрішніх належать документи, що мають чинність лише в середині ВНЗ, в якому їх складено. До зовнішніх належать ті документи, які є результатом спілкування та взаємодії ВНЗ з іншими установами чи організаціями [1].

За напрямом навчальні документи поділяють на вхідні та вихідні. Згідно з ДСТУ 2732:2004 вихідний документ - службовий документ, який надсилають іншій юридичній чи фізичній особі, а вхідний документ - службовий документ, що надійшов до установи, тобто, у нашому випадку, до ВНЗ [2].

За ступенем надання відомостей документи поділяють на опубліковані та неопубліковані, і в межах неопублікованих документів виділяється такий, що не публікується, призначений для одноразового використання [4].

Електронні навчальні документи мають свої аналогічні ознаки класифікації. Тому за технологією доступу виділяють: мережевий (інтернет, інтранет - документ) та немережевий документ [3]. Мережевий документ є доступним потенційно необмежненому колу користувачів через телекомунікаційні мережі; немережевий - не призначений для передачі телекомунікаційними мережами. Інтернет - документи - документи, розташовані в Інтернеті (не тільки в веб) та доступні потенційно необмеженому колу користувачів, та документи локальних мереж (відомчих, корпоративних, установчих), доступні тільки користувачам цих мереж. Локалізовані містяться на одному комп'ютері, сервері, а до розподілених документів належать документи, частини яких зберігаються на різних комп'ютерах (серверах), але єдиний інтерфейс дозволяє кінцевому користувачу сприймати їх як ціле (деякі мережеві наукові журнали). Багатокористувацькі доступні з будь - якої кількості комп'ютерів, а однокористувацькі мають доступ лише з одного комп'ютера.

Також є така ознака класифікації, як характер обігу документа, за якою Е. Єлесіна класифікує електронні документи на такі види: опублікований (видання, депонування (реєстрація), розміщений в інтернеті без реєстрації як ЗМІ), неопублікований. Опублікованими є ті електронні документи, які видані (пройшли редакційно - видавничу обробку) будь - яким накладом на зовнішніх носіях або шляхом розміщення в інтернеті на сайтах, зареєстрованих в установленому порядку як засоби масової інформації (ЗМІ), депоновані (зареєстровані в спеціальних установах), розміщені в інтернеті без реєстрації як ЗМІ. Е. Єлесіна зазначає, що на сьогоднішній день більшість неопублікованих документів оцифровані та розміщені в мережі, тобто їх можна вважати опублікованими документами [3] . Цю ознаку класифікації, на наш погляд, можна синтезувати із такою ознакою класифікації друкованих документів, як ступінь надання відомостей, оскільки ми інтегровано розглядаємо як друковані, так і електронні навчальні документи, а також за цими двома ознаками різні вчені виділяють аналогічні види документів [1-4].

Окресливши таким чином для себе критерії пошуку, визначивши найважливіші ознаки класифікації документів та за допомогою визначених нами блоків навчальних документів [8], розглянемо основні документопотоки системи навчальної документації сучасного ВНЗ (див. табл.1).

Щоб визначити домінуючі документопотоки навчальних документів, прорахуємо кількісний відсоток кожного виду в системі навчальної документації сучасного університету. Для цього приймемо за сто відсотків сім блоків навчальних документів та отримаємо узагальнену формулу розрахунку:

документопотік = (кількість документопотоків. - 100%) / 7 блоків.

Виходячи з такого розрахунку, отримаємо результати, наведені нижче (табл. 2). На основі отриманих результатів побудуємо діаграму відсоткового співвідношення документопотоків у системі навчальної документації сучасного ВНЗ (рис. 1).

Таким чином, домінуючими є потоки внутрішніх, опублікованих, мережевих, немережевих, а також непублікованих документів. Домінування мережевих та немережевих документів свідчить про інтенсивне впровадження та використання електронних навчальних документів, що у свою чергу підтверджує зростання тенденції до впровадження нових інформаційних технологій у навчальний процес, зокрема інтернет - технологій.

Блок начально - організаційної документації має такі документопотоки: внутрішні, опубліковані/непубліковані, мережеві/немережеві. До внутрішніх належать всі документи цього блоку, скільки вони створюються всередині університету та мають чинність у його межах. До опублікованих належать програми практик студентів, веб - сайт та деякі електронні версії та аналоги друкованих документів, наприклад, програм практик студентів. Непублікованими документами цього блоку є: положення про кафедру, штатний розклад кафедри, графіки навчального процесу за всіма формами навчання кафедри, індивідуальні плани викладачів, графік підвищення кваліфікації викладачів, розклад занять викладачів, графік зайнятості лабораторій кафедри, графік консультацій викладачів, звіт навчальної роботи викладачів за минулий навчальний рік, індивідуальні семестрові завдання для самостійної роботи студентів з навчальних дисциплін, тематика курсових, дипломних та магістерських робіт та проектів, положення про порядок розрахунку рейтингу студентів з дисциплін, а також електронні версії та аналоги перелічених документів.

Електронні навчальні документи можуть бути як мережеві так і немережеві, залежить від наявності локальної мережі у ВНЗ (в більшості сучасних ВНЗ вона наявна) та підключення до інтернету (на сьогоднішній день спостерігається дедалі більша тенденція до створення офіційних веб - сайтів вітчизняних ВНЗ). Електронні навчальні документи розглянемо інтегровано для всіх блоків системи навчальної документації, тому в кожному наступному блоці ми вже не будемо наводити приклади мережевих та немережевих електронних навчальних документів. До мережевих належать такі електронні навчальні документи: веб - сайти ВНЗ, електронні підручники та електронні посібники для дистанційної освіти, електронні практикуми та збірники задач для дистанційної освіти, навчальні прикладні комп'ютерні програми, електронні комплекти контрольних завдань або екзаменаційних білетів для дистанційної освіти, електронні тестові завдання для дистанційної освіти, комп'ютерні навчальні програми перевірки знань. Електронні версії та аналоги друкованих навчальних документів, самостійні електронні словники. Комп'ютерні презентації можуть бути як мережевими, так і немережевими, все залежить від наявності в ВНЗ локальної мережі та виходу до інтернету, а також від рішення працівників ВНЗ, які документи повинні бути в локальному чи глобальному мережевому доступі. Наприклад, електронні версії та аналоги друкованих навчальних документів можуть бути доступні в локальній мережі ВНЗ,  а деякі найважливіші з них можуть бути виставлені на веб - сайті ВНЗ для більш широкого кола користувачів. Інші з цих документів можуть бути не призначені для впровадження їх у мережу. Так само, наприклад, комп'ютерна презентація навчального характеру може бути доступна в локальній мережі ВНЗ, або, якщо це необхідно, наявна на веб - сайті, або взагалі може бути не включена ні до локальної мережі, ні до глобальної, це залежить від значущості в тому чи тому аспекті.

Внутрішні програмно - методичні документи мають такий склад: навчальний план та робочий навчальний план (з певної спеціальності (спеціалізації)), навчальна програма з курсу та робочі навчальні програми всіх дисциплін кафедри, електронні версії та аналоги перелічених документів.

Всі документи цього блоку є опублікованими, в деяких випадках електронні версії та аналоги документів блоку можуть бути віднесені до тих, що не підлягають публікації (залежить від рішення працівників кафедри, ВНЗ). Всі документи навчально - методичного блоку є внутрішніми, оскільки складаються працівниками певного ВНЗ, здебільшого навчально - методичного відділу. Їхнє дотримання і виконання розповсюджується лише в межах цього ВНЗ. Цей блок повністю складається з опублікованих документів, а тих, що не публікуються, можуть бути електронні версії та аналоги документів цього блоку.

Внутрішніми навчальними (освітніми) документами є: конспекти лекцій, курси лекцій, тексти лекцій, підручники та навчальні посібники, електронні версії та аналоги цих документів, електронні підручники та навчальні посібники для дистанційної освіти, створені всередині певного ВНЗ. До зовнішніх документів цього блоку належать підручники, навчальні посібники та їхні електронні версії та аналоги, електронні підручники та навчальні посібники для дистанційної освіти, якщо вони були створені поза межами певного ВНЗ, але використовуються в його навчальному процесі, а також електронні підручники та навчальні посібники для дистанційної освіти. Вхідними є навчальні документи, що надійшли до університету ззовні, але мають чинність в його межах, наприклад, підручники та навчальні посібники, електронні підручники та навчальні посібники для дистанційної освіти, а вихідними навчальними документами будуть у тому разі, якщо вони створені в межах певного ВНЗ, а надіслані для використання в іншому ВНЗ або спорідненій установі.

Навчальні (освітні) документи всі є опублікованими. Навчально - дослідні документи аналогічно можуть бути як внутрішніми (всі документи блоку), так і зовнішніми (матеріали студентських наукових конференцій та їхні електронні версії та аналоги), вхідними і вихідними (матеріали студентських наукових конференцій та їхні електронні версії та аналоги), опублікованими (матеріали студентських наукових конференцій та їхні електронні версії та аналоги) та непублікованими (курсові, дипломні, магістерські роботи та проекти студентів).

Всю навчально - допоміжну документацію можнавіднести як до внутрішніх документів, так і до зовнішніх, адже одні й ті ж види документів можуть бути створені як у самому ВНЗ, так і поза його межами, але використовуватися всередині ВНЗ. Аналогічно і з вхідними та вихідними навчально - допоміжними документами: одні й ті ж види документів можуть бути спрямовані певним ВНЗ для використання до іншої установи, а можуть бути надіслані до цього ВНЗ ззовні для впровадження в навчальний процес. Всі документи цього блоку можуть бути опублікованими. До непублікованих можна віднести в деяких випадках електронні версії та аналоги навально - допоміжних документів.

До внутрішніх навчально - контрольних документів належать: комплект контрольних завдань або екзаменаційних білетів для семестрового контролю з дисципліни та критерії оцінки знань студентів, списки питань до заліку чи іспиту, екзаменаційні білети, контрольні ректорські програми перевірки знань, тестові завдання модульного контролю, електронні версії та аналоги перелічених документів, електронні комплекти контрольних завдань або екзаменаційних білетів для дистанційної освіти, електронні тестові завдання для дистанційної освіти, комп'ютерні навчальні програми перевірки знань. Електронні комплекти контрольних завдань або екзаменаційних білетів для дистанційної освіти, електронні тестові завдання для дистанційної освіти, комп'ютерні навчальні програми перевірки знань можуть також бути і зовнішніми документами. До опублікованих можна віднести такі документи: комплект контрольних завдань або екзаменаційних білетів для семестрового контролю з дисципліни, контрольні ректорські програми перевірки знань, електронні комплекти контрольних завдань або екзаменаційних білетів для дистанційної освіти, електронні тестові завдання для дистанційної освіти, комп'ютерні навчальні програми перевірки знань, деякі електронні версії та аналоги навчально - контрольних документів. До непублікованих: критерії оцінки знань студентів, списки питань до заліку чи іспиту, екзаменаційні білети, та деякі електронні версії та аналоги документів цього блоку.

Спробуємо визначити, які документопотоки є домінуючими в межах кожного блоку системи навчальної документації. Для цього приймемо за сто відсотків кожен окремий блок, тобто кількість видів документів в середині блоку та визначимо відсоткове значення кожного документопотоку (відсоткове співвідношення кожного документопотоку наявного в блоці) (табл. 3).

На основі отриманих результатів можна дійти таких висновків: для блоку навчально - організаційної документації домуінючими є потоки внутрішніх документів - 100% та непублікованих - 87%, також наявними є документопотоки опублікованих, мережевих та немережевих документів - 20%, 13% та 7% відповідно; зовнішні, вхідні та вихідні документи відсутні у цьому блоці. Блок програмно - методичної навчальної документації містить внутрішні та опубліковані документи (по 100%), а також непубліковані, мережеві та немережеві, що становлять по 20%; відсутніми також є документопотоки зовнішніх, вхідних та вихідних документів. Навчально - методична документація містить по 100% внутрішніх та опублікованих документів, а непубліковані, мережеві та немережеві становлять по 17 %; так само відсутніми є документопотоки зовнішніх, вхідних та вихідних документів. Навчальна (освітня) документація на 100% складається з внутрішніх та опублікованих документопотоків, 63% становлять зовнішні документи, по 50% відсотків вхідні та вихідні, мережеві та немережеві становлять 38% та 13% відповідно, а непубліковані документи у цьому блоці відсутні. Блок навчально - дослідної документації містить 100% внутріньої документації, по 67% - зовнішні, вхідні, вихідні, опубліковані документопотоки та по 33% непубліковані, мережеві та немережеві документопотоки. Навчально - допоміжна документація по 100% містить внутрішніх, зовнішніх, вхідних, вихідних та опублікованих документопотоків, по 14% мережевих та немережевих, а також 5% - непублікованих. Блок навчально - контрольної документації містить 100% внутрішніх документопотоків, 67% - опублікованих, по 44% - непублікованих та мережевих, 33% - зовнішніх, та 11% - немережевих; відсутніми у цьому блоці є вхідні та вихідні документопотоки. Таким чином, на графіках видно, що внутрішні документи наявні у всіх блоках навчальної документації із стовідсотковим показником. Це свідчить про те, що навчальна документація сучасного університету є внутрішньою, тобто цю систему документів університет продукує самостійно та її чинність не виходить за його межі (за винятком тих навчальних документів, котрі можуть використовуватися іншими установами). У блоках навчально - організаційної, програмно - методичної та навчально - методичної документації відсутні зовнішні, вхідні та вихідні документо - потоки. Блок навчально - контрольної документації не містить вхідних та вихідних документо - потоків. Непубліковані документи відсутні у блоці навчальної (освітньої) документації. Внутрішні, опубліковані, мережеві та немережеві документи присутні у всіх блоках.

 

Таким чином, можна констатувати, що навчальна документація сучасного ВНЗ в основному є внутрішньою. Переважну більшість документів сучасний ВНЗ продукує самостійнота її чинність не виходить за його межі, виняток становлять лише ті навчальні документи, котрі можуть використовуватися іншими установами на основі визначених з ВНЗ - розробником норм, правил та домовленостей. Відзначимо також, навчальна документація є профільною для ВНЗ, та є найчисельнішою серед всієї сукупності документів ВНЗ, тому перспективне вивчення навчальної документації полягає у подальшому глибокому вивченні її видів, змісту і форм для оптимізації документаційного забезпечення освітньої діяльності сучасного ВНЗ та його електронно - документної комунікації в умовах інформаційно - комунікаційного середовища.

Підбиваючи підсумок, слід зазначити певні особливості електронно - документної комунікації сучасного ВНЗ, до головних з яких належать процеси електронізації документів ВНЗ та документопотоків; активне використання особливого виду навчального документу - веб - сайту ВНЗ; забезпечення багатосторонньої комунікації, інтерактивності, інтегрованості та оперативності електронно - документної комунікації сучасного ВНЗ завдяки застосуванню нових інформаційних та інтернет - технологій, зокрема веб - сайтів ВНЗ; зменшення видатків на підтримку комунікаційного процесу, підвищення його ефективності та доступності його результатів не тільки для членів ВНЗ, а й суспільства загалом.



Номер сторінки у виданні: 221

Повернутися до списку новин