Український науковий журнал

ОСВІТА РЕГІОНУ

ПОЛІТОЛОГІЯ ПСИХОЛОГІЯ КОМУНІКАЦІЇ

Університет "Україна"
Всеукраїнська асоціація політичних наук (ВАПН)

Особливості формування комунікаційної системи документаційного забезпечення управління вищим навчальним закладом

Тематика: ГЛОБАЛІСТИКА




Юлія Якимюк, асистент кафедри документознавства та інформаційної діяльності Білоцерківського інституту економіки і управління Університету «Україна»

УДК 651.4/9(477-87)(043)

 

Проведено дослідження особливостей формування комунікаційної системи документаційного забезпечення управління вищим навчальним закладом. Розкрито її основні напрями розвитку та показано взаємозв’язок з ефективністю управління вишом. Показані особливості функціонування документаційної системи ВНЗ. Визначені основні напрями подальшого її розвитку.

Ключові слова: комунікаційна системи, документаційна система, електронна комунікація, документальна інформація, документально-інформаційний фонд.

 

Проведено исследование особенностей формирования коммуникационной системы документационного обеспечения управления высшим учебным заведением. Раскрыто ее основное направление развития и показана взаимосвязь с эффективностью управления вузом. Расскрыты особенности функционирования документационной системы высшего учебного заведения. Определены основные направления дальнейшего ее развития.

Ключевые слова: коммуникационные системы, документационная система, электронная коммуникация, документальна информация, документально-информационный фонд.         

 

The research of peculiarities of forming of communicative system of higher educational institutions management documental support has been fulfilled. Its main development trend has been discovered and its relationship with efficiency of higher educational institution management has been highlighted. The peculiarities of functioning of higher educational institution documental system has been demonstrated. The main trends of its future development have been defined.        

Key words: communicative systems, documental system, electronic communication, documental information, documental and information fund.

 

Актуальність теми. Гострота питання документаційного забезпечення управління ВНЗ спричинена сьогодні низкою факторів загальносистемного значення для інформаційної сфери та його внутрішніми проблемами з урахуванням умов збереження і використання документальної інформації в усіх процесах життєдіяльності й організації загального ефективного освітнього простору в Україні. Цього вимагає і особливість структурної організації документальних потоків, формування яких покладається на всякого роду посередників, які фактично не створюють жодного продукту, не надають ніякого сервісу та фактично ні за що не відповідають (контролюють, координують, але не відповідають).

Безпосередньо технічним й інституціональним проблемам функціонування електронних комунікацій присвячені праці Г. Г. Асєєва [2], І. О. Золотарьова [10], В. О. Хорошка [14], Я. М. Степанової [18] та ін., основні наукові ідеї яких наведено у статті. Окремо слід виділити наукові розробки вчених В. М. Бебика [3], Є. І. Горошко [7], Г. Г. Почепцова [16], О. В. Соколова [17], Ф. І. Шаркова [22] та ін., які досліджують комунікаційну систему як цілісну в її загальних і специфічних проявах. Їх напрацювання дали можливість більш повною мірою розкрити внутрішньоорганізаційну комунікаційну взаємодію та вплив їх на рівень організації управління ВНЗ.

Спираючись на низку загальнодержавних нормативних актів та практику втілення електронних комунікацій у документаційній системі ВНЗ автор ставить за мету визначити особливості організації комунікаційної системи документаційного забезпечення управління вишом.

ВНЗ належить до категорії тих установ, для яких документальна інформація є однією із найважливіших опорних точок зміцнення управлінської основи керівних органів установи і суттєвий елемент стабільності її діяльності. Саме тому об’єктом дослідження є проблеми, що пов’язані з управлінським документом як носієм інформації, основою розвитку діловодства у ВНЗ, а електронні комунікації, будучи високотехнологічним і прогресивним підходом, ведуть до суттєвого підвищення ефективності його роботи. Об’єктом нашого дослідження будуть електронні комунікації як сукупність технологій, які не тільки оптимізують, а й змінюють роботу органів управління і кожного виконавця у ВНЗ.

Відмінною рисою документаційної системи забезпечення управління ВНЗ є те, що практично роботою з документами у вишах, як правило, займається весь управлінський персонал та професорсько-викладацький склад. Документаційне забезпечення управлінської діяльності ВНЗ випливає із необхідності інформатизації управління загалом, коли інформація, що має ознаки документа, закладається у пам’ять персонального комп’ютера і стає доступною в будь-якій її частині і сполученнях. Це вимагає і високого рівня культури діловодства вишу, і відповідних навичок, що мають стосунок до формування документальної інформації.

Спільне використання комунікаційного простору і документаційного фонду дає змогу ВНЗ систематизувати й поєднувати інформацію, що впливає на прийняття керівником об’єктивного і своєчасного рішення, володіння ним вірогідною інформацією, підсилює контроль за їх виконанням. Адже демократизація управління ВНЗ передбачає зміну ролі внутрішнього контролю: від авторитарних рішень до оптимального для навчального закладу, викладача, студента поєднання адміністративного, педагогічного, колективного контролю та самоконтролю кожного суб’єкта навчального процесу. Тут самоконтроль розглядається як вища форма демократії. Проте він не може замінити контроль за результатами діяльності учасників педагогічного процесу. Якщо педагогічні і науково-педагогічні працівники установи здатні працювати без сторонньої допомоги, то контроль за технологією і процесом їхньої діяльності не потрібен. Щодо контролю за результатами, то може змінюватися лише його періодичність і перевірятися об’єктивність самооцінювання учасників педагогічного процесу за допомогою документування відповідної інформації про діяльність викладача, кафедри, деканату, підрозділу. Така практика широко застосовується у Харківському гуманітарному педагогічному інституті [15, с. 6–7].

Ще однією важливою особливістю документаційної системи ВНЗ є її універсальність. Вона однаковою мірою може ефективно використовуватись у всіх підрозділах вишу незалежно від її адресата. Особливо це важливо для сучасного періоду формування корпоративних об’єднань ВНЗ. Формування єдиного документаційного фонду корпоративного об’єднання ВНЗ не тільки забезпечує інформаційне управління ним, а й дає змогу здійснювати оцінювання роботи його членів колективу, структурних підрозділів. Згідно з розробленими критеріями і відповідно до визначених посадових обов’язків у процесі найрізноманітніших контрольних заходів (заліки, екзамени, анкетування, експертна оцінка, протоколи громадських оглядів та слухань тощо), центральна установа (далі — ЦУ) може судити про роботу як окремих підрозділів, так і ВНЗ загалом. Важливість такого контролю з використанням комунікаційних технічних засобів ВНЗ пояснюється тим, що в разі, якщо результати на певному етапі негативні, керівники ЦУ разом із керівництвом підрозділів можуть оперативно вирішувати питання про необхідність поглибленого вивчення роботи даного підрозділу об’єднання та окремих його працівників з метою надання допомоги з боку керівних органів. На наш погляд, організація такого виду контролю є важливою складовою управлінської діяльності і передбачає оптимальне для ВНЗ, викладача, студента поєднання адміністративного педагогічного, колективного контролю та самоконтролю даного суб’єкта навчального процесу. Саме тому ми розглядаємо комунікаційну систему документаційного забезпечення управління ( далі — КСДЗУ) як особливий і важливий чинник розвитку ВНЗ.

Зміна підходів і демократизація навчального процесу в сучасних умовах вимагає від кожного ВНЗ підвищення ефективності його управління через оптимізацію кожної з управлінських функцій, оновлення змісту і методів управління з урахуванням специфіки кожного вишу. І тут налагоджена система документаційного забезпечення сприяє успіху управління через створення матеріальної основи (документальної інформації про діяльність) для аналітичної діяльності керівництва, надання функціям управління діагностичного характеру, забезпечення системного підходу до їх реалізації.

Особливості діяльності ВНЗ, яка відзначається високим професійним рівнем працівників (кандидати і доктори наук) і особливими показниками їхньої продуктивності праці, вимагають і відповідного забезпечення системи управління. Відмічені особливості документаційного забезпечення управління ВНЗ підкреслюють, що для організації внутрішнього управління слід: по-перше, створити ефективну КСДЗУ ВНЗ, що підвищує рівень інформаційного забезпечення управління, впорядковує систему отримання зворотної інформації про стан виконання основних функцій вишу, підрозділу, при цьому ритмічність її надходження і сприяє зростанню її ефективності; по-друге, створити такий комунікаційний простір, який сприятиме виробленню у керівників ВНЗ вміння аналізувати інформацію про перебіг навчально-виховного процесу, з чого, власне, і починається організація управління; по-третє, забезпечити відкритий доступ до документаційного фонду комунікатів, що сприятиме навчанню усього професорсько-викладацького складу ВНЗ, самоаналізу й самооцінці своєї діяльності; по-четверте, КСДЗУ ВНЗ сприяє створенню чіткої системи управління, координації планів і дій усіх членів адміністративно-управлінського персоналу з органами державного управління, запобіганню дублюванню в роботі; по-п’яте, єдине комунікаційне середовище забезпечує сприятливі умови для роботи всіх учасників навчально-виховного процесу, зокрема створює необхідний документаційний фонд, який забезпечує ефективну систему зберігання робочих документів; по-шосте, документальна інформація є ефективним засобом виявлення не лише недоліків, а й досягнень професорсько-викладацького складу вишу. Дотримання основних вимог документування діяльності підрозділів забезпечує ефективність контролю, а саме оперативність, плановість, регулярність, об’єктивність оцінювання діяльності підрозділу, викладача тощо; по-сьоме, ефективна КСДЗУ ВНЗ сприяє розвитку ініціативності й самодіяльності студентів, залученню їх до активного громадського життя установи.

Особливістю документаційної системи ВНЗ є і те, що вона може бути використана для більш широких цілей, інформаційне забезпечення яких має суспільне значення. Зокрема, йдеться про використання ВНЗ документальної інформації для створення мережевої організації професійної орієнтації та профільного навчання. Створення єдиного комунікаційного простору між ВНЗ і школами міста, району допомагає вирішувати питання профілювання (наприклад, спеціалізованої інформації про напрями підготовки, приклади навчальних телекомунікаційних конференцій, мережевої енциклопедії тощо). Тут важливим є інформаційна підтримка профілювання, створення інформаційного центру ВНЗ.

Грамотно організована через відповідну комунікаційну систему консультативна допомога та забезпечення відповідною документальною інформацією унеможливлюють виникнення суперечностей між суб’єктивним бажанням майбутнього абітурієнта і потребами сучасної ринкової економіки. Застосування сучасних інформаційних технологій — Інтернету, дистанційного навчання, навчального телебачення допомагає подолати монополію школи як джерела навчальної інформації. Але для цього ВНЗ необхідно на базі внутрішнього інформаційного ресурсу створити сучасні навчально-методичні пакети на електронних носіях, дистанційні елективні курси тощо. Це важливий напрям КСДЗУ ВНЗ, який пов’язаний із електронним документуванням інформації. Як підтверджують дослідження цієї проблеми Л. Липової, В. Малишева, він допомагає згладити існуючі суперечності профільного навчання і вести ефективну профорієнтаційну роботу ВНЗ [12, с. 112–114].

Визначені особливості документаційної системи ВНЗ вимагають уточнення основних її складових як об’єкта освіти. Для цього розглянемо КСДЗУ ВНЗ в єдності її атрибутивної, функціональної і супровідної підсистем. В атрибутивній належне місце має посісти професіонал-посередник, зокрема секретар або інформаційний відділ вишу. Особливість структурної будови ВНЗ і специфіка його діяльності вимагають великої кількості цих професіоналів-посередників (секретарі та методисти кафедр, секретарі та методисти деканатів, діяльність яких підпорядкована інформаційному відділу вишу). У результаті КСДЗУ ВНЗ набуває елементного зв’язку «автор-документ-відправник/приймальник-користувач». Ефективне функціонування КСДЗУ ВНЗ забезпечується насамперед злагодженою діяльністю так званих посередників-професіоналів (відправник/приймальник) із документостворення, документопоширення, документозберігання та документовикористання, що, по суті, відповідає, як відмічає Л. Демчина, професійній підтримці «життєвого циклу документа» [8, с. 29], успішне здійснення якого у ВНЗ неможливе без належних супровідних засобів — діяльнісних і матеріально-технічних.

Виділені основні елементи системи КСДЗУ ВНЗ підкреслюють значущість документологічної підготовки тих, хто забезпечує його документообіг. Це зумовлено тим, що системний зв’язок «документ-користувач» здатні забезпечити лише кваліфіковані посередники-професіонали. Це має стати за правилом добору секретарів керівників ВНЗ та їх підрозділів або їх документально-інформаційних відділів. Вони мають високопрофесійно володіти загальним і специфічним в організації КСДЗУ ВНЗ. Відповідно до ДСТУ 4423-1: 2005 ці вимоги ставляться і до службовців, задіяних у роботі зі службовими документами. У межах розділу «Навчання» регламентується обов’язковість реалізації на рівні установи освітніх професійних програм, котрі відповідали б новітнім умовам побутування соціуму, належного задоволення його інформаційних потреб, розвитку відповідних соціальних інфраструктур [9, с. 16]. Це важливо підкреслити, оскільки за своїм функціональним призначенням сучасні інформаційно-комунікаційні технології передбачають і різке скорочення посередників документаційного процесу.

Не менш важливою складовою розглядуваної системи є відмічена нами функціональна підсистема, що спрямована на досягнення спільної професійної місії ВНЗ — повне й оперативне задоволення інформаційних потреб його підрозділів різних рівнів за допомогою документів різного змісту, типів і видів. Структура функціональної КСДЗУ ВНЗ складається з тих самих елементів, що й функціональна підсистема документальної комунікації загалом. Згідно з Н. М. Кушнаренко, це: 1) рівень усуспільнення документаційної інформації; 2) рівень опрацювання, поширення, зберігання, використання й утилізації документів, які опосередковуються управлінською діяльністю [11, с. 132].

Для ВНЗ важливого значення набувають не тільки професійне здійснення посередництва, а й висока культура роботи з документами їх адресатів, тобто професійне злагодження задля узгодженого функціонування всіх ланок документообігу. Професійна підтримка «життєвого циклу документа» в КСДЗУ ВНЗ є спільним завданням всіх ланок документообігу ЦУ, структурних підрозділів, кожного викладача вишу. Хоча окремо кожна з них відіграє специфічну роль: одні — створюють документи; другі — поширюють у необхідні підрозділи; треті — забезпечують їх тиражування і зберігання; четверті — організовують їх виконання; п’яті — здійснюють те й те. За Ю. Столяровим, кожен такий підрозділ є, за своєю суттю, документальним, оскільки створює, поширює або використовує/виконує документальну інформацію [19, с. 22–30].

Виходячи з відмічених особливостей КСДЗУ ВНЗ, слід зазначити, що ефективне її функціонування може бути досягнуто тільки в умовах якісного рівня функціонування системи загалом та її основних складових. І тому для ВНЗ особливого значення набуває проблема забезпечення «посередників» високопрофесійними фахівцями, які мають навички і знання для застосування загального та специфічного засобу діяльності в діловодстві установи, базуючись на відповідній матеріально-технічній базі. Як загальне ми маємо на увазі володіння загальними складовими документологічної підготовки, як специфічне — зумовлене спрямованістю на конкретний вид діяльності в межах ВНЗ з урахуванням його специфіки.

Для ВНЗ не менш важливим є й рівень підготовки користувачів, безпосередніх адресатів документальної інформації. Проведене нами дослідження підтвердило, що невміння окремими керівниками підрозділів вчасно скористатися відповідною документальною інформацією впливає на ефективність їх управлінської діяльності. Як свідчать дослідження В. Горового, ця проблема характерна і для інших установ і видів діяльності [7]. Водночас використання потенціалу КСДЗУ ВНЗ здатне якісно змінити інформаційно-аналітичну і управлінську діяльність, вивести її на такий рівень, який відповідав би завданням сьогодення.

Особливо це стосується ВНЗ, де практичною роботою з документами, як правило, займається не тільки управлінський персонала весь професорсько-викладацький склад. Це зумовлює необхідність підготовки вміти працювати з документацією, складати документи, оцінювати їх легітимність, орієнтуватись у термінах виконання того чи іншого документа, передання в архів практично всього професорсько-викладацького складу ВНЗ. Знання співробітниками ВНЗ засобів раціоналізації роботи з документами значно скорочує час їх складання й опрацювання, дає можливість приділяти більше уваги іншим функціональним обов’язкам.

За своїм змістом, спрямованістю, обсягами, структурою, ступенем інформативності кожний окремий документ єдиної системи досить різноманітний.   сукупності вони складають відповідний документально-інформаційний ресурс ВНЗ.

А окремо кожен тип документа відкриває певні можливості і водночас потребує напрацювання особливих специфічних методів і підходів у роботі з ним кожним відповідним підрозділом ВНЗ. Частина з них носить інтегрований характер. Але за всієї багатоманітності документальної інформації в КСДЗУ ВНЗ їх визначальними характеристиками є контент (зміст) і комунікативна складова.

З огляду на це відмітимо ще одну особливість системи документаційного забезпечення управління корпоративного об’єднання ВНЗ. Його документи за місцем продукування можна поділити на документи ЦУ (центральні) і документи структурних підрозділів (регіональні). За приналежністю з-поміж документів можна виокремити державні, які представляють відповідну законодавчу та розпорядну базу органів державної влади, і внутрішні (недержавні). Широта спектра документа зумовлює їх поділ на загальноосвітні і вузькоспеціалізовані щодо вищої освіти. Але незалежно від типу документа всім їм властиві такі характерні риси, які дають змогу об’єднати їх в окрему групу, а також виражають потенціал цих документів у контексті інформаційно-розпорядної діяльності.

По-перше, використовувані форми подачі документальної інформації та її структура орієнтовані на якнайшвидше її сприйняття споживачем (структурним підрозділом). Тут використовуються прийоми побудови документальної інформації за правилами інтернет-видань.

По-друге, її електронний формат надає можливість кожному структурному підрозділу швидко копіювати та доводити до адресата потрібні документи. Це також надає можливість постійно оновлювати документаційний фонд системи управління ВНЗ. Позитивною стороною цього аспекта є змога при підготовці наступного внутрішнього документа використовувати вторинний інформаційний продукт, що сприяє поліпшенню якості управлінського документа і, як наслідок, прийняттю у підсумку більш оптимальних рішень. Особливо це стосується рішень вченої ради установи та факультетів, ректорату, деканатів тощо.

Особливість КСДЗУ ВНЗ полягає в тому, що вона є не тільки чинником забезпечення управління, а й важливою складовою системи забезпечення освітніх послуг [1, с. 157]. Однаковою мірою вона може бути активно використаною і для забезпечення основного специфічного виду діяльності — надання освітніх послуг. Тому у ході якісної зміни освітніх послуг в результаті інформатизації сфери управління та їх документаційного забезпечення змінюється і технологія документування у ВНЗ. Процес підготовки та проходження документа чимраз більше пов’язується з використанням комп’ютерної техніки. Як доводять у своєму дослідженні Ю. І. Супрунюк і Г. М. Супрунюк, це стосується і самого навчального процесу [20, с. 479–480], що вимагає відповідного специфічного програмного забезпечення КСДЗУ ВНЗ.

Висновки. Таким чином, особливість функціонування КСДЗУ ВНЗ полягає в тому, що вона не тільки забезпечує ефективне управління освітнім процесом, а й безпосередньо впливає на рівень його організації, дає можливість використання системного підходу до розроблення електронної документально-інформаційної навчальної бази, що забезпечує умови переходу від пізнавальної до прагматичної моделі освіти і сприяє вирішенню проблем створення матеріальної бази та посібників нового покоління. Останні дають змогу збільшити кількість користувачів, підвищити наочність подання матеріалу, використовувати електронний носій навчальної інформації тривалий час, звести до мінімуму витрати на пошук і добір літератури, здійснювати контроль отриманих знань тощо.



Номер сторінки у виданні: 106
Автор:

Повернутися до списку новин