Український науковий журнал

ОСВІТА РЕГІОНУ

ПОЛІТОЛОГІЯ ПСИХОЛОГІЯ КОМУНІКАЦІЇ

Університет "Україна"
Всеукраїнська асоціація політичних наук (ВАПН)

Інноваційні технології документаційного забезпечення якості управління ВНЗ





Юлія Якимюк, кандидат наук із соціальних комунікацій, доцент кафедри документознавства та інформаційних технологій Білоцерківського інституту економіки і управління Університету «Україна»

УДК 651.4/9(477-87)(043)

 

У статті систематизовано групи факторів ознак інноваційної комунікаційної системи документаційного забезпечення управління вишом. Показано, що електронні комунікації є важливим технологічним фактором утримання його конкурентоспроможності, авторитету та результативності. Розкрито найважливіші напрямки удос коналення документаційного забезпечення управління вишом.

Ключові слова: інноваційні технології, електронні комунікації, технологічні системи, ієрархічні зв’язки, документально – інформаційний ресурс, документування інформації..

 

В статье систематизованы группы факторов признаков инновационной коммуникационной системы документационного обеспечения управления вузом. Показано, что электронные коммуникации являются важным технологическим фактором удержания его конкурентоспособности, авторитета и результативности. Рас кры ты важнейшие направления усовершенствования документационного обеспечения управления вузом.

Ключевые слова: инновационные технологии, электронные коммуникации, технологические системы, иерархические связи, документально-информационный ресурс, докумен тирование информации..

 

In the article there have been systematised groups of factors of features of the innovative communicative system of documentary security of higher educational establishment management. It has been shown that electronic communications are an important technological factor of its competitiveness maintenance as well as its authority and efficiency maintenance. The most important trends of improvement of documentary security of higher educational establishment management have been revealed.

Key words: innovative technology, electronic communications, technological system, hierarchical links, documentary and informational resourse, information filing..

 

Сучасний виш незалежно від його форми власності — це складний «організм», від взаємодії кожної складової якого залежить кінцевий успіх— висока якість освіти на основі задоволення особистісних та групових комунікаційних потреб. Запровадження новітніх технологій в документаційній системі супроводжується реінженірингом освітніх процесів у виші, виділенням та специфікацією (детальним описом) усіх процесів, зменшенням вертикальних рівнів управління за рахунок передачі управлінських прав на рівень робочих процесів, тобто на рівень професіоналів, підсилення горизонтальних зв’язків завдяки розподілу ролей у процесах між задіяними фахівцями незалежно від їх приналежності до різних підрозділів. Варто говорити, що комунікаційна система документаційного забезпечення управління вишу (КСДЗУ ВНЗ) — це свого роду інноваційна «технологія якісного управління», яка забезпечує повноцінне виконання вишом своїх функцій.

Нові документаційні технології забезпечують перехід від аналізу потреб установи у документальній інформації до надання вільного вибору необхідних даних з документаційного фонду і вільний доступ до нього за допомогою використання всіма структурними підрозділами вишу електронної комунікації. Використання електронних комунікацій сприяє частковому переходу від вертикальної спрямованості системи діловодства, яка склалась у радянський період, до горизонтальної схеми, яка характерна для західного діловодства. Нині у вишах України від 3 до 5% документів направляється адресату (підрозділу), обходячи керівника (наприклад, акредитаційні справи територіальних підрозділів — прямо в акредитаційний відділ МОНМіС та ін.). Як показав досвід цих навчальних закладів, така модель забезпечує більшу оперативність надходження необхідної документальної інформації безпосередньо її адресату, уникаючи бюрократичних рухів через кабінети керівників [7].

Мета і головні завдання статті полягають у виявленні системної динаміки процесів формування електронних комунікацій документаційного забезпечення управління вишом, в аналізі їх прояву на його конкурентоспроможність і підвищення ефективності використання викладацького потенціалу для створення «моделі фахівця» відповідного рівня у ВНЗ України.

Вивчення досвіду низки ВНЗ України по впровадженню новітніх технологій документаційного забезпечення управління свідчить про два важливі фактори зниження ефективності її використання в управлінні: КСДЗУ втілена тільки в деяких структурних підрозділах або тільки на деяких рівнях (кафедра, деканат); наявність фактор керівника — острах прозорості власної діяльності. Потрібне розуміння того, що метою забезпечення КСДЗУ є не тільки викорінення паперових документів, а й технологічне створення ефективного середовища управління і функціонування установи. Вона забезпечує високоефективну взаємодію установи та її підрозділів із зовнішнім світом, що є важливим фактором сучасного розвитку.

Важливість керованості освітніми процесами у ВНЗ викликана не тільки зростаючими пото ками документальної інформації, а й змінами технології навчання, яка характеризується сис темним експериментуванням, апробацією та застосуванням інновацій в освітньому процесі установи [3]. Ці процеси вимагають належного технічного забезпечення контролю за їх ефективністю. Без відповідної технології діловодства у ВНЗ навряд чи можливо оцінити вплив освітніх інновацій на кінцевий результат діяльності установи та впливу на інтелектуальні, матеріальні й часові витрати її членів колективу (ПВС).

Ми пропонуємо класифікацію ознак інноваційної КСДЗУ у ВНЗ, яка враховує три групи факторів: рівень системності інновацій, інноваційний потенціал, функціональне призначення інноваційних документаційних систем.

За ступенем системності технологічної інновації КСДЗУ ВНЗ можна поділити на комплексні, системні й атрибутивні, утворюючи інтегративні основи системності. Ці інновації належать до одного класу технологічних систем, тому їх можна вважати однорідними. Однорідність цих трьох інноваційних напрямів дає змогу подати їх у вигляді закінченої атрибутивної КСДЗУ із трьома ієрархічними рівнями — комплексні інноваційні системи (вищий); атрибутивні інноваційні системи, що сформувалися на підставі наукових досягнень документознавства (найвищий) (рис. 1). 

Отже, розглядаючи зазначену науку інноваційних технологічних основ з позиції системності, можна дійти важливого теоретико-методологічного висновку про утворення принципово нової концептуально-парадигмальної системи інноваційних технологічних основ КСДЗУ ВНЗ, яка суттєво відрізняється від усіх інших. Із трьох зазначених інноваційних основ найвищий рівень системності, відповідно до суті визначення, мають атрибутивні інноваційні основи, які завжди складаються з трьох сутнісних підсистем.

За функціональним призначенням інноваційні КСДЗУ ВНЗ складаються з чотирьох різних за своєю природою технологічних основ, утворюючи інтегративну інноваційну технологічну основу, яка корелюється з ознаками управління вишом. Створення відповідної комунікаційної технології підготовки управлінських документів допомагає лише реалізувати управлінську стратегію ВНЗ. Організаційна КСДЗУ ВНЗ спрямована на здійснення нею нових визначених функцій і на підтримку організаційного порядку, який фіксується у відповідних документах у формі норм і стандартів. Ця система забезпечує усталеність і підтримання в ній стабільних довготермінових ієрархічних зв’язків у ВНЗ. Використання її є багатофункціональним — як для підтримки належного рівня роботи підрозділів ВНЗ, так і для забезпечення високоякісного навчального процесу.

Ефективна КСДЗУ ВНЗ вимагає створення єдиного порядку роботи з документами, розпочинаючи з їх створення і закінчуючи здачею їх в архів або знищенням. На сьогодні вони мають локальний характер, мають різний зміст і спрямування, що свідчить про наявність проблеми, яка потребує розроблення на рівні МОНМіС України. Слід пам’ятати, що технологія КСДЗУ ВНЗ — це технологія управління установою, яка є центральною ланкою і в системі управління.

Наявність високотехнологічних документаційних систем у ВНЗ дає вчасно закріпити інформацію в конкретному документі при вирішенні таких завдань:

– реалізації індивідуального плану викладача;

– відображення ходу заходів, подій на рівні установи, підрозділу;

– підбиття підсумків роботи за визначений період (звіти про науку, про виконання педагогічного навантаження, про фінансову діяльність та ін.);

– відображення досягнутих результатів у за своєнні матеріалу конкрет-ного навчального предмета (підсумкові бали за модулі, атестація та ін.);

– управління (координація) роботи викладачів на рівні первинної ланки (кафедри).

Отже, впровадження нових технологій документаційних систем забезпечує не тільки документально-інформаційними ресурсами кожного співробітника, а й створює умови прозорості здійснення визначених функцій відповідно до своєї посади, яку він обіймає в цьому ВНЗ. Електронні комунікації надають можливість керівнику контролювати організацію освітнього процесу, матеріально-технічного його забезпечення. У кінцевому результаті це важливий технологічний фактор і утримання конкуренто-спроможності ВНЗ, його авторитету та результативності (рис. 2). 

Використання сучасних технологій документаційного забезпечення управління ВНЗ може бути застосоване і для кореляції рівня кваліфікації ПВС щодо вимог і запитів установи і її студентів. Вони створюють умови для розширення мобільності навчальних установ, що становить для України одне із найважливіших завдань її інтеграції у Болонський процес. Важливу роль у реалізації цієї ідеї мають нові підходи до стандартів навчання та його матеріального забезпечення. Серед завдань відповідної реалізації програм навчання, створених навчальними закладами, є впровадження внутрішніх систем забезпечення і вдосконалення якості через ефективну КСДЗУ ВНЗ. Цю систему потрібно формально описати й офіційно прийняти вищою школою як дуже важливий внутрішній документ у системі вищої освіти. Адже при цьому спроектована система внутрішнього забезпечення якості повинна включати і такі елементи, як:

– прозорі правила створення, оцінювання та розвитку програм навчання;

– цілковиту доступність для університетської громадської інформації про програми навчання, принципи зарахування занять та інших робіт, пов’язаних із дидактикою (силабуен, курикулуми та ін.);

– стандарти дипломних робіт і дипломних іспитів;

– архівування ходу занять і результатів навчання окремих студентів.

Як доказує у своєму дослідженні В.Александров, відсутність документаційного забезпечення ви рішення цих проблем на національному рівні перешкоджає створенню «моделі фахівця» відповідного рівня у ВНЗ України [1]. Це не сприяє і ство ренню ефективної КСДЗУ ВНЗ, яка полегшить формування запиту щодо насичення навчальних закладів новітніми, перспективними, інформаційними, матеріально-технічними, інструментальними, технологічними засобами навчання.

Досконала КСДЗУ ВНЗ сприяє ефективності внутрішніх та зовнішніх державних і громадських систем контролю та оцінювання якості освіти. Зарубіжний досвід керування навчальними закладами, за матеріалами Болонського процесу, а також дискусій, що розгорнулися у східно-європейській частині Internet, свідчать, що світове освітнє співтовариство у своїй діяльності чимраз більшеспирається на принципи загального керування на основі якості (далі — ЗКОЯ), що становлять основу міжнародних стандартів і рекомендацій. Базовим тут вважається стандарт «ISO 9001:2000. Quality management systems — Requirements», який пропонує перехід від схеми «чорної скриньки» до «прозорої» системи керування організацією, цільовою функцією якої є якість. ЗКОЯ ґрунтується на системному підході і передбачає докладний опис усіх зовнішніх і внутрішніх процесів системи та зв’язків поміж ними. З 10 січня 2001 р. він уведений в дію на території України під назвою ДСТУ ISO 900:2001 «Сис теми управління якістю. Вимоги.» [5, с. 89].

Відповідно до вимог ISO 900:2001 на рівні ВНЗ повинно бути чітко і конкретно задекларовано у статуті установи, кому і які знання, уміння, практичні навички, особливо навички комунікації, самоменеджменту, здатності працювати в команді будуть передані студентам, а відтак, на які посади вони зможуть претендувати. Державні стандарти вищої освіти України більшою чи меншою мірою (залежить від ставлення до розуміння потреб споживачів) відповідають цим вимогам, але з позицій ISO 900:2001, і це підтверджується документами Болонського процесу (диплом державного зразка повинен мати додаток, що містить докладну характеристику вивчених курсів і набутих умінь). Тобто додаток до диплома має бути свого роду сертифікатом якості освіти, яку в резолюції з’їзду європейських ректорів вищих навчальних закладів (м. Саламанка, 29-30 березня 2001 р.) визначено як «наріжний камінь», «основна умова» довіри, релевантності, мобільності, сумісності і привабливості освіти.

Сучасні технології документаційної системи в інституті сприяють зростанню продуктивності праці викладачів. З певною низкою застережень визначимо продуктивність праці у ВНЗ як кількість освітніх послуг, які надаються викладачем за одиницю часу. Наголосимо також, що освітні послуги надають кожному студентові. Тобто число послуг пропорційне числу студентів. Тому продуктивність праці викладача у ВНЗ пропорційно залежить від числа студентів, яких він навчає. А це не що інше, як штатний коефіцієнт, який характеризує так звану внутрішню ефективність освітянської діяльності ВНЗ. Вважається, що чим вище штатний коефіцієнт (тобтоменше значення знаменника), тим вища внутрішня ефективність, але і продуктивність праці викладача при цьому нижча, а витрати, таким чином, вищі.

За даними дослідження О.Мартиненка, у ВНЗ високорозвинутих країн завдяки високої технологічної оснащеності документообігу штатний коефіцієнт, як правило, дорівнює приблизно 1/30 і коливається залежно від спеціальностей і напрямів підготовки (для гуманітарних спеціальностей він може досягти 1/50) [6, с. 14]. Зроблені нами розрахунки показали, що у Білоцерківському інституті економіки та управління середній штатний коефіцієнт сьогодні дорівнює 1/22, що на 6–8 одиниць більше такого коефіцієнта в інших навчальних закладах м. Біла Церква (середня по місту, в тому числі й БНАУ, 1/18) [8, с. 106]. Тобто ключ до вирішення цього питання у ВНЗ лежить у галузі електронних комунікацій документаційного забезпечення процесу. Уведення нових технологій дає змогу, з одного боку, ефективно управляти навчальним процесом і його оптимізацією, з іншого — запроваджувати сучасні технології навчання і викладання, що надає можливість викладачу за один і той самий час надавати якісні освітні послуги більшому числу студентів і тим самим забезпечити зростання своєї заробітної плати.

В окремих ВНЗ України важливою складовою КСДЗУ є автоматизована інформаційна система управління навчальним навантаженням (АІСУНН). Введення в її системі модуля, який технологічно дозволяє автоматично розрахувати необхідну частку аудиторного навантаження на студента, виходячи з «бажаного» навчального навантаження на викладача. Як свідчить узагальнення досвіду, наприклад у Черкаському національному університеті імені Богдана Хмельницького (далі Університет), це дало змогу підійти диференційовано до проектування навчальних планів спеціальностей, виходячи «зі стандарту спеціальностей та наявного чи прогнозованого контингенту студентів» [4, с. 42].

За допомогою цієї системи в Університеті вдалося оптимізувати організацію навчального процессу з урахуванням системи зовнішніх і внутрішніх впливів, які пов’язані з формуванням числових параметрів навчального навантаження. Ці впливи можна зобразити як «чотирикутник нормативних обмежень навчального процесу» (рис. 3).

 

Як засвідчив досвід упровадження АІСУНН в Університеті, це є ефективним засобом для формування різних варіантів реалізації навчального процесу і зручним інструментом розрахунку штатного складу його викладачів, їхнього середнього навантаження та розподілу навчального навантаження за кафедрами Університету. Використання цієї підсистеми електронної комунікації в управлінні навчальним процесом дає змогу оперативно реагувати на зміни в контингенті студентів, на розширення переліку спеціальностей, перераховувати за першої пот реби навчальне навантаження по ВНЗ, факультету, кафедрі, спеціальності, викладачу, швидко отримувати всю потрібну для організації якісного навчального процесу інформацію. Це дає змогу уникнути великої кількості паперових документопотоків в установі, виключає різного рівня бюрократичні узгодження та ін. На приклад, за дослідженнями науковців, програма, завдяки об’єднанню потоків для прослуховування суміжних курсів у масштабах Універ ситету, дає можливість зменшити на 1% загальної кількості годин на денній і 1% на заочній формах навчання [4, с. 38].

Подібні підсистеми, які ґрунтуються на створенні власних інформаційних ресурсів, можуть бути використані для перепроектування нав чального процесу відповідно до вимог компетентнісного підходу до навчання і його результатів [2].

На підставі проведеного теоретичного аналізу та узагальнення практики КСДЗУ в ряді ВНЗ України можна зробити такі висновки:

1) сучасний ВНЗ це складний «організм», від взаємодії кожної його складової залежить кінцевий успіх — висока якість освіти. Створення єдиного документаційного поля завдяки інтеграції комунікаційних каналів підрозділів ВНЗ створює умови повноцінного функціонування в ньому територіально розгалужених структурних підрозділів. Єдина технологія КСДЗУ забезпечує автоматизацію діловодства, можливість управління освітянського процесу та контролю виконання документів, що кардинально підвищує якість роботи виконавців робить терміни підготовки документів більш прогнозованими та керованими;

2) формування КСДЗУ ВНЗ пов’язані із створеннямцілісної системи принципово нових — атрибутних засобів управлінських процесів документування інформації та організації контролю за їх виконанням і втіленням у практику структурними підрозділами установи. Втілення її в практику підвищує рівень культури діловодства в установі, полегшує контроль за виконанням розпоряджень керівників різних рівнів ВНЗ, підвищує ефективність управління і вигідно відрізняє будь-яку установу від конкурентів;

3) упровадження зведених електронних таблиць показників оцінювання професійної діяльності ПВС сприятиме самооцінці та плануванню розвитку викладачів, більш об’єктивним рішенням у системі управління персоналом ВНЗ. Ефективна КСДЗУ ВНЗ є дієвим контролем і засобом виявлення не тільки недоліків, а й досягнень його працівників. Вона є основою дотримання основних умов, що забезпечують ефективність контролю — це оперативність, плановість, систематичність, об’єктивність діяльності підрозділів установи, викладачів тощо. КСДЗУ сприяє розвитку ініціативності й самодіяльності студентів. Це ефективний засіб забезпечення самоврядування студентів як засобу їхньої самоорганізації та самовиховання;

4) упровадження підсистеми АІСУНН у розрахунки навчального навантаження забезпечує технологічно можливість без відповідного зростання паперових документопотоків представляти різні варіанти реалізації навчального процесу у ВНЗ та є зручним інструментом розрахунку його штатного складу викладачів, їхнього середнього навантаження та розподілу навчального навантаження за кафедрами установи. Авто ма тизована система дає змогу оперативно реагувати на зміни в контингенті студентів, на розширення переліку спеціальностей, перераховувати за першої потреби навчальне навантаження по ВНЗ, факультету, кафедрі, спеціальності, викладачу, швидко отримувати всю потрібну для організації навчання процесу інформацію. АІСУНН є важли-

вою складовою документаційної системи ВНЗ;

5) нестандартизована КСДЗУ ВНЗ сприяє появі великої кількості документів, які містять тільки частину необхідної інформації, а значить викривлену дійсність і негативно впливають на процес управління ВНЗ. Інтеграція комунікаційних каналів корпоративного об’єднання ВНЗ вимагає детальногопроцесу управління (з чіткими завданнями, розподілом обов’язків і делегуванням повноважень на нижчому рівні), розроблення відповідно до діючої нормативної бази Інструкції по діловодству номенклатури справ, альбому і табеля уніфікованих форм документів установи. Тільки такий підхід дає змогу пов’язати електронною комунікацією в єдиний документаційний простір всі структурні підрозділи ВНЗ, провести упорядкування управлінського процесу шляхом розпису порядку складання і погодження документів при вирішенні визначених питань. При цьому має бути документально зафіксовано формування організаційної політики і прийняття управлінських рішень, що забезпечить узгодженість і необхідну продуктивність управлінської діяльності установи;

6) уведення єдиної наскрізної технології контролю виконання документів сприятиме поліпшенню якості виконання рішень у структурних підрозділах ВНЗ. А відповідне створення документаційного фонду ВНЗ забезпечить інформаційну підтримку прийняття рішень у всіх його підрозділах на основі оперативного доступу працівників установи до будь-якого необхідного документаційного фонду. Особливо це важливо для методичної допомоги і обміну досвідом документування інформації в системі підрозділів об’єднання ВНЗ;

7) упровадження й використання інноваційних технологій у системі електронної комунікації передбачає створення у ВНЗ певних передумов, а саме: а) фінансових (акумулювання коштів для впровадження комунікаційних систем обміну документальної інформації); б) психологічних (го товності до користування документальною інформацією через ПК); в) створення ефективної технології КСДЗУ, яка б не тільки сприяла створенню ефективної моделі управління ВНЗ, а й могла б бути використана і для переорієнтації навчання з лекційно-інформаційної форми на індивідуальну, особистісно-орієнтовану.



Номер сторінки у виданні: 243
Автор:

Повернутися до списку новин